Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan cara kerja tertulis yang sudah dibakukan atau distandarisasi, yang berisi panduan atau pedoman dalam bentuk instruksi tertulis mengenai berbagai proses penyelenggaraan yang berhubungan dengan bisnis. Jika tak ada SOP, bisnis Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) akan kehilangan arah hingga menimbulkan kerugian bagi banyak pihak.
Nah, dengan adanya SOP, akan mempermudah siapa pun yang ditugaaskan untuk menjalankan pekerjaan tertentu. Anggota tim akan dengan mudah mengetahui apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dikerjakan, dan bagaimana langkah-langkah kerjanya. Dengan demikian, anggota tim akan lebih disiplin dalam bekerja.
Berikut langkah mudah membuat SOP untuk bisnis UMKM kamu seperti dirangkum dari UKMIndonesia.id yang dikutip dari Kompas.com.
- Memetakan proses bisnis Sebelum membuat SOP, kamu wajib memetakan dan mempelajari keseluruhan proses yang terjadi dalam bisnis yang dimiliki. Proses bisnis tersebut dimulai dari proses pembelian bahan baku hingga pengiriman produk ke pelanggan. Hal-hal yang perlu dipetakan adalah dokumen apa saja yang biasanya dibutuhkan di setiap prosesnya, siapa yang melakukan hal tersebut, dan lain sebagainya.
- Menyusun flowchart alur kerja Setelah seluruh proses terdokumentasi dengan baik, langkah selanjutnya kamu perlu menggambarkannya dalam bentuk flowchart dan narasi untuk alur kerjanya. Dalam pembuatan flowchart, kamu juga harus menuliskan nama Person In Charge (PIC) di setiap aktivitas, berapa lama durasinya, apa yang harus dilakukan, dan dokumen apa saja yang dibutuhkan.
- Review flowchart Sebelum SOP diujicoba, flowchart yang telah kamu perlu dipelajari dan diulas kembali. Salah satu cara mengulasnya nya adalah dengan melakukan focus group discussion (FGD). Flowchart dan narasi dapat diperbaiki sesuai usulan yang didapatkan dari proses FGD tersebut.
- Simulasi SOP Setelah FGD dilakukan, kamu bisa melakukan simulasi penerapan SOP. Simulasi perlu dilakukan untuk mengetahui apakah SOP tersebut sudah betul-betul sesuai dengan kondisi sebenarnya. Jika masih ada hal yang tidak sesuai, maka SOP dapat ditinjau kembali
- Penetapan SOP Setelah melewati proses simulasi berkali-kali, harapannya SOP sudah sesuai dan dapat difinalisasi, ditetapkan, hingga dibakukan. SOP yang telah dibakukan haruslah diikuti dan dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi bisnis.
